■はじめに
本記事では、クリプト便の「下書き」機能を利用した、一時保存およびテンプレートの活用方法について解説します。
■下書き機能とは
新規送信画面で作成中のメッセージは、送信せずに「下書き」として保存できます。
保存した内容は「下書き」メニューから呼び出し、再編集および送信が可能です。
また、頻繁に利用する宛先や本文は「テンプレート」として保存することで、作業を効率化できます。
■一時保存とテンプレートの違い
下書きには、以下の2種類があります。
- 一時保存
作成途中のメッセージを一時的に保存します。
再編集して送信すると、下書きから削除されます。
- テンプレート
宛先や件名、本文を雛形として保存します。
送信後も削除されず、繰り返し利用できます。
■一時保存の手順
1. 新規送信画面でメッセージを作成します。
2. 【下書き保存】ボタンをクリックします。
3. 保存種別として【一時保存】を選択します。
4. 【保存】ボタンをクリックすると、下書きに保存されます。
保存した下書きは「下書き」メニューから呼び出すことができます。
■テンプレートの作成手順
1. 新規送信画面で内容を作成します。
2. 【下書き保存】ボタンをクリックします。
3. 【テンプレートとして保存】を選択します。
4. テンプレート名を入力し、【保存】ボタンをクリックします
保存したテンプレートは、下書きメニューから呼び出して利用できます。
■下書きの確認・編集方法
下書き メニューでは、以下の操作が可能です。
- 一時保存・テンプレートの一覧表示
- 下書き内容の確認（件名・宛先・作成日時など）
- 下書きをクリックして再編集
- 編集後、そのまま送信
再編集時は新規送信と同様の操作で送信できます。
■下書き利用時の注意事項
下書きに保存されるのは以下の項目です。
| 送信グループ |
| 宛先（To／Cc／Bcc） |
| 件名 |
| 本文 |
以下の情報は保存されません。再編集時に再度設定が必要となります。
| 添付ファイル |
| ファイルパスワード |
| 承認設定 |
保存件数には上限があります。
| 一時保存 | 50件 |
| テンプレート | 200件 |
■活用のポイント（運用観点）
| 一時保存 | ・長文メール作成中の一時退避 ・承認前の作業中断時 |
| テンプレート | ・定型案内メール（例：受領連絡、依頼文） ・固定宛先の送信業務 ・セキュリティ注意文のテンプレ化 |